Smart app sparer årsverk..
Å digitalisere utleggssystemet for en halv million OBOS-medlemmer har vært et givende prosjekt å jobbe med, fordi det tjener et viktig formål for veldig mange. Det sparer OBOS for flere årsverk, effektiviserer arbeidsflyten og skaper smilende kunder landet over.
OPPDRAGET
OBOS er Norges største boligbyggelag og boligforvalter, og i 2019 talte organisasjonen 473 000 medlemmer. Konsernet har oppfylt norske boligdrømmer siden etableringen i 1929 og har som visjon å være en fremtidsrettet samfunnsbygger. For OBOS handler det ikke bare om å bygge hus, men også om å utvikle levende bysamfunn med gode liv i og mellom husene. Med nesten en halv million medlemmer må OBOS ha systemer som effektivt håndterer medlemmenes behov.
Refusjon av utlegg for beboere i sameier og borettslag er en sentral oppgave, og frem til 2018 var refusjonsprosessen tungrodd. OBOS opererte med en manuell metode for registrering av bilag og kvitteringer. Beboerne måtte først levere kvitteringer til styrelederen for signatur og så sende dem i posten til OBOS-banken.
Prosessen var tidkrevende og kostbar for OBOS, og kronglete for beboerne. Kostnaden per refusjon var høy, muligheten for feil var til stede, og saksbehandlingstiden var lang.
RESULTATET
Allerede det første driftsåret hentet OBOS inn kostnadene ved investeringen i den nye teknologien vi utviklet for dem. Oppdraget vårt var å finne ut hvordan vi best kunne forenkle metoden for refusjon av beboernes utlegg i OBOS´ sameier og borettslag. Resultatet ble en mobilapp basert på PWA (Progressive Web Apps) som automatiserer refusjonsprosessen for utlegg og samtidig ivaretar sikkerheten og signaturgrunnlaget fra styrene og borettslagene.
Det har vært spesielt givende for oss i Seeds å utvikle en tjeneste som har et viktig formål, ved at den gjør hverdagen bedre for så mange brukere og samtidig sparer store ressurser for OBOS.
HVA VI LEVERTE
Vi utviklet en skreddersydd PWA-app som kjører i nettleseren på mobilen til brukeren. Etter å ha logget inn med mobilnummer, som verifiseres i databasen hos OBOS, tar beboeren bilde av utlegget og legger inn type utlegg og sum. Når utlegget kommer inn i databasen, slår systemet via en robottjeneste opp hvem som er styreleder i det aktuelle borettslaget eller sameiet. Styrelederen får så en sms med link til en nettside der vedkommende ser utleggene og kan godkjenne dem. Deretter blir bilaget konvertert til PDF og automatisk arkivert. Slik fjerner vi hele papirprosessen fra innsending til arkiv, noe som reduserer arbeidsmengden betraktelig. Forutsatt at styrelederen godkjenner umiddelbart etter å ha mottatt forespørselen, har refusjonsprosessen i prinsippet gått fra å vare i to uker til å ta noen få sekunder.
Vi utviklet også en algoritmefunksjon som analyserer og varsler om forsøk på økonomisk svindel.
PROSESSEN
Vi er begeistret over OBOS´ åpne og fremtidsrettede tilnærming til nye ideer. Deres offensive holdning kom tydelig frem i dialogen vi hadde med selskapet i forkant av prosjektet. Samarbeidet startet da vi i 2018 tok initiativ til et møte med OBOS og robottjenesteleverandøren Differ for å presentere PWA-teknologien og demonstrere hvorfor den er interessant for nettopp dem. Etter møtet kom OBOS tilbake til oss med tilbud om å utvikle en prototype på en apptjeneste basert på PWA.
Prosessen startet svært kreativt. Vi var enige om at formålet var å effektivisere og gi en bedre brukeropplevelse, men vi visste foreløpig ikke hvordan løsningen skulle se ut. Etter et myldremøte med alle relevante avdelinger i OBOS fikk vi en hel vegg dekket av gode ideer vi kunne prioritere fra. Vi fikk to måneder til å komme opp med en konkret løsning, og det klarte vi.
